Un robot de nettoyage filme-t-il ? Ce que le RGPD impose vraiment

La question arrive toujours, et rarement au début : une fois le projet validé techniquement, quelqu'un demande ce que le robot filme. C'est une bonne question, et la réponse qui compte n'est pas celle qu'on attend. Ce n'est pas la présence d'une caméra qui déclenche des obligations, c'est l'existence d'un traitement de données personnelles.

Un robot de nettoyage filme-t-il ?

Il perçoit, ce qui n'est pas la même chose qu'enregistrer. Pour se déplacer, un robot mobile combine des capteurs de distance, de la vision et de la localisation visuelle et parfois des caméras de profondeur, afin de construire une carte, se situer dessus et éviter les obstacles.

Dans cet usage, l'image sert à calculer une trajectoire en temps réel. Elle peut n'être ni stockée, ni transmise, ni consultable. C'est le point que la plupart des discussions ratent, parce qu'une caméra visible fait spontanément penser à de la vidéosurveillance.

Où passe la frontière avec la vidéosurveillance ?

À l'enregistrement et à la consultation. Tant qu'aucune image permettant d'identifier une personne n'est conservée, transmise ou visionnable, il n'y a pas de traitement de données personnelles au sens du règlement. Dès qu'une de ces trois conditions est remplie, les règles de la vidéosurveillance au travail s'appliquent.

La frontière ne se devine pas dans une plaquette. Elle se vérifie fonction par fonction, et c'est au fournisseur de documenter ce que fait chaque capteur.

Les quatre questions à poser avant de signer

Quelles images sont enregistrées, et lesquelles ne le sont pas ?

Demandez la réponse par fonction, pas pour le robot en général. La navigation, la détection d'obstacle, le diagnostic à distance et la téléassistance ne se comportent pas de la même façon.

Qui peut les consulter, et depuis où ?

Une console d'exploitation accessible à distance change la nature du dispositif. La CNIL rappelle d'ailleurs qu'un accès à distance doit être sécurisé, et qu'il ne doit pas servir à commenter la qualité du travail des salariés.

Combien de temps sont-elles conservées ?

La durée doit être justifiée par l'objectif. Si une conservation existe, elle doit être annoncée, bornée, et consignée.

Que se passe-t-il à la maintenance ?

C'est le trou le plus fréquent. Un diagnostic à distance qui ouvre un flux vidéo le temps d'une intervention est un accès, même ponctuel, et il doit être encadré comme tel.

Qui est responsable de traitement ?

L'employeur, pour son site, et cela ne se délègue pas au fournisseur. C'est lui qui détermine les finalités et les moyens, donc c'est lui qui porte les obligations : information des personnes, inscription au registre, durée de conservation, gestion des droits.

Le fournisseur, lui, doit fournir la documentation technique qui permet à l'employeur de remplir ces obligations. Un intégrateur qui répond « ne vous inquiétez pas, c'est conforme » ne vous aide pas : la conformité qu'il peut attester porte sur son produit, pas sur votre traitement.

Que doit faire l'employeur, concrètement ?

Quatre choses, si un enregistrement existe. D'abord informer, par des panneaux visibles et permanents qui indiquent la finalité, la durée de conservation, le contact du responsable ou du délégué à la protection des données, l'existence des droits et la possibilité de réclamer auprès de la CNIL.

Ensuite informer et consulter les instances représentatives du personnel avant la décision d'installation, et non après. Puis inscrire le dispositif au registre des traitements, en associant le délégué à la protection des données s'il en existe un. Enfin, dans un lieu ouvert au public, l'autorisation préfectorale est requise, là où un lieu fermé au public n'appelle pas de formalité auprès de la CNIL.

Combien de temps peut-on conserver les images ?

En principe pas plus d'un mois, et le plus souvent quelques jours suffisent. La CNIL précise que la durée se fixe en fonction de l'objectif poursuivi, et non selon la capacité de stockage de l'enregistreur.

En cas de procédure disciplinaire ou pénale, les images concernées sont extraites, l'opération est consignée, et elles sont conservées le temps de la procédure.

Quelles zones ne peuvent pas être filmées ?

Les postes de travail en continu, les zones de pause et de repos, les toilettes, les locaux syndicaux et ceux des représentants du personnel, ainsi que leurs accès lorsqu'ils ne mènent qu'à ces locaux.

Ce point mérite d'être croisé avec le plan de circulation du robot. Un parcours de robot laveur qui traverse une salle de pause toutes les nuits n'est pas un détail d'exploitation si un enregistrement existe : c'est une zone à exclure du parcours, et cela se paramètre au moment de la cartographie.

Et les données qui ne sont pas des images ?

Elles existent et on les oublie. Un plan de bâtiment, des horaires de passage, des durées d'intervention, des journaux de supervision de flotte : ce ne sont pas des données personnelles en soi, mais rapportées à une équipe réduite, par exemple dans une société de propreté, elles peuvent le devenir.

La question à se poser est simple : ces relevés permettent-ils de savoir qui a fait quoi, et quand ? Si la réponse est oui, le sujet relève du même raisonnement que les images.

Quand ce sujet devient bloquant

• Quand le fournisseur ne sait pas dire, fonction par fonction, ce qui est enregistré.

• Quand le dispositif est présenté comme un outil de contrôle de l'activité, ce qu'il ne doit pas être.

• Quand les représentants du personnel découvrent le projet après la décision.

• Quand le parcours traverse des zones non filmables et qu'aucune exclusion n'a été prévue.

Les trois premiers cas se règlent en amont, le quatrième au paramétrage. Aucun ne se règle après la mise en service.

Ce que nous fournissons, et ce qui reste à votre charge

Nous fournissons la documentation technique : ce que chaque capteur perçoit, ce qui est enregistré ou non, qui accède à quoi, et comment les zones d'exclusion se paramètrent. Cela permet à votre délégué à la protection des données de qualifier le traitement et de rédiger ce qu'il doit rédiger.

Restent à votre charge, en tant qu'employeur, l'information des personnes, la consultation des représentants du personnel et le registre. Nous le disons tôt, parce que ce sont des délais à prévoir dans le calendrier du projet, pas des formalités de dernière minute.

Cet article décrit un cadre général et ne remplace pas l'analyse de votre délégué à la protection des données ou de votre conseil.

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